编者按：本文作者Daniel Rodic是Exact Media的联合创始人。他在文中分析了全球最大鞋类B2C网站Zappos CEO谢家华一整年的时间安排，并从中总结了我们可以学习的建议。
文章较长，这里分为上下两篇。本文是上篇，主要讨论如何处理邮件。
经营一个电子商务企业并不是一件容易的事。虽然回报会很大，但操作过程却是相当繁重的。电子商务企业领导人每天要处理的任务、关系和管理工作与日俱增，但他们每天拥有的时间却是固定的。
为了更好地理解电子商务行业领导人是如何工作和管理时间的，我决定研究一下此领域的一个佼佼者——全球最大鞋类B2C网站Zappos CEO谢家华(Tony Hsieh)。
我分析了谢家华一整年的时间表（他公开分享了自己的时间表，查看完整时间表点这里），以研究他的时间都花在了哪里。
谁是谢家华(Tony Hsieh)？
谢家华是Zappos公司的创始人兼CEO。Zappos是一家美国卖鞋的B2C网站，总部设在拉斯维加斯，自1999年开站来，如今已成长为全球最大的卖鞋网站。Zappos在2009年被亚马逊以12亿美元收购。除了运行Zappos网站，谢家华还试图改造拉斯维加斯。他的目标是要建立一个适合当地企业家居住和工作的社区。
谢家华是一个非传统的商业领袖。他虽然有着显著的成就，但依然选择和他的宠物黑羊驼住在拖车里。他持续改造客户服务，实施像“假日助手小时”这样的概念，从CEO向下的每个人在假日都要接管客服电话。最近，他正在试验一种Uber模式的动态定价模型，让自己的客户服务团队选择什么时候上班，并在他们最繁忙的工作时间给予补贴。
最值得注意的是，他拥抱激进的透明度的理念，不仅分享了他的时间表，还向全世界分享其个人和公司的战略计划重点。在4月份，他在整个公司完全实施了Holocracy的概念，消除了常规的管理者和头衔。（详见下篇正文）
我研究了他从2015年1月1日至2015年11月30日的时间安排，并从中了解到了一些有趣的信息：
- 与Business Insider总结的23个早起的成功CEO相比，他不是那种起得非常早的人。虽然他工作非常努力，但一般都是从上午7:00到上午9点之间开始工作。
- 总体而言，谢家华每周的工作时间约为62.5小时，如果包括周末是75小时。转换下来，他在工作周内平均每天工作12.5小时。
- 他花了大约35％的时间回复邮件（每天约4个小时），24％的时间开会（每天约3个小时）。
- 截止他停止计算的七月，他平均每天走了11,115步，约5.26英里。
众所周知，每个人的工作方法都不尽相同，适合谢家华的工作方法可能并不一定适合你。因此我从谢家华身上总结了一些通用的可行建议，它们也许可以帮助你提高个人的工作效率。
他是怎么处理电子邮件的？
与许多高管一样，谢家华每天都会收到大量的电子邮件。平均而言，他每天会收到至少379封电子邮件。为了处理这些大量的邮件，他专门开发了一个叫做Yesterbox的技术。
基本上，他今天的“待办列表”就是昨天的收件箱。
高效使用Yesterbox的目标是清除你的电子邮件，并让收件箱最终变为0。谢家华称他每30分钟能处理10封电子邮件，但2014年的数据显示，他实际每小时处理了大概9封电子邮件。
尽管他每天花费在电子邮件上的时间是4个小时，但他能够处理的电子邮件数量只占到所有收到的电子邮件的20％。他的主要员工团队会帮助他分担任务，对其余的邮件进行回复。根据下图表的数据显示，在星期五和星期六要处理的邮件量最多。
注：在典型的一周里，平均收到、处理和回复的电子邮件数量。
这个数据实际上低估了他每天收到的邮件数量，因为该数据没有考虑到谢家华只需要一点时间来回复的那些电子邮件（例如，用一个或者两个简单的词进行回复或确认）。
一个快速的回复要比没有任何回复好，即使是一封需要超过10分钟来进行回复的电子邮件也是如此。即使你当时没有时间写下完整的回复，你也应该进行回应，表示你收到了一封电子邮件——即使只有“Got it”（收到）两个字也可以。
这样做可以建立一个积极的反馈流程。它鼓励你的团队成员在遇到问题的时候向你发送电子邮件，因为他们知道这样做会得到老板及时的答复。快速的响应会鼓励你的团队进行快速的自查，因为他们知道一切工作都是和你一起进行的，在最后执行时也并不会受到阻碍。
我是如何应用这一概念的？
在我自己的Yesterbox中，我用我的电子邮件（前一天的收件箱）和日历作为我的待办事项清单。如果有些邮件处理起来只需要几句话，我也会尽我所能在我走路的时候进行回复，或者将它们委托给我团队中的其他人，以保证交流的快速和流畅。在处理较长的回复时，我会用我的日历来跟踪这些活动。
Intel创始人安迪·葛洛夫(Andy Grove)在他的著作《High Output Management》一书中主张“管理者应该利用自己的日历作为一个“生产”规划工具，采取坚定的行动来安排时间不是很关键的工作。”（布赖恩Chesky，Airbnb的CEO Brian Chesky称这是唯一一本人人都要读的管理书，所以我非常看好安迪·葛洛夫的忠告）。
结合Yesterbox方法与安迪·葛洛夫的忠告，我的电子邮件收件箱主要用来管理我每天的活动，而我的日历主要是用来跟踪前瞻性的任务、长期项目和更密集的后续活动。
在使用电子邮件和我的日历作为我的待办事项列表之前，我尝试了基本的笔和纸，各种待办事项列表的应用程序，但对我来说都没什么用。虽然它们会是优秀的组织工具，但并没有考虑到完成任务需要花费的时间与我一天中有多少可用时间的关系，这让我很难预测我到底可以实际完成哪些任务。
日历增加了时间维度和紧迫感，因为我可以创建特定的事件。根据帕金森定律，工作会被扩展以便填补分配给它的完成时间。紧迫感有助于推动生产力。
使用了我的日历之后，时间已经屏蔽掉了旅行和会议，我可以完成的事就变得非常清楚了。
使用电子邮件和日历作为待办事项列表的另外一个好处是：我们每天都在使用它们。这样我就少了一个需要切换的工具，避免了分心，并节省了学习新工具的成本。
总的来说，我发现培养这种习惯是非常值得的。
继续阅读：从 Zappos CEO 一整年的时间安排中我们可以学到什么?（下篇：管理员工）
－－－－－－－－－－－－－－－－
【招聘】36 氪招聘全职编译编辑，工作内容涉及翻译国外互联网科技、创投类文章；对国外科技动态进行原创报道；管理兼职译者团队。要求中英文功底扎实，对科技行业有了解、有热情，具有一定翻译基础和经验，工作责任心强，沟通协调能力强。简历及网络科技类翻译作品请发送至 lixue@36kr.com